Thủ tục thành lập công ty

Bạn đang muốn thành lập công ty nhưng không biết điều kiện, thủ tục hồ sơ như thế nào? Nên lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào để tối ưu hiệu quả?

LEGALAM sẽ giúp bạn trả lời mọi câu hỏi pháp lý liên quan đến việc đăng ký kinh doanh theo quy định mới nhất.

1. Để thành lập công ty cần chuẩn bị những gì?

1.1 Lựa chọn Loại hình doanh nghiệp

Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều loại hình doanh nghiệp để bạn lựa chọn, bao gồm:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên
• Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên
• Công ty Cổ phần
• Công ty hợp danh
• Doanh nghiệp tư nhân

Ngoài ra, hộ kinh doanh cũng là một mô hình kinh doanh khá phổ biến hiện nay phù hợp với quy mô nhỏ lẻ.

1.2  Đặt Tên Công ty

Tên doanh nghiệp do chủ doanh nghiệp đặt tuy nhiên, pháp luật quy định một số nguyên tắc nhất định:

• Tên công ty phải viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất 2 thành tố sau đây: loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
• Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn.
• Tên doanh nghiệp có thể bằng tiếng nước ngoài hoặc viết tắt.
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc.

Ví dụ một số tên Công ty do LEGALAM tư vấn thành lập: Công ty Cổ phần Tập Đoàn Nam Phong, Công ty TNHH Quảng Cáo và Truyền thông GU,…

Tham khảo: Hướng dẫn cách đặt tên doanh nghiệp hay

1.3 Trụ sở doanh nghiệp

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp.”

Trụ sở doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện sau:

• Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
• Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường.
• Thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Không được đặt trụ sở tại chung cư, tập thể.

1.4  Ngành nghề đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền kinh doanh bất cứ ngành nghề nào pháp luật không cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ điều kiện đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

1.5  Vốn điều lệ

Đối với những ngành nghề kinh doanh không yêu cầu mức vốn pháp định thì pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu mà phụ thuộc vào quy mô thực tế của doanh nghiệp.

Đối với những ngành nghề kinh doanh yêu cầu mức vốn pháp định thì doanh nghiệp cần kê khai mức vốn điều lệ tối thiểu bằng với mức quy định của ngành nghề kinh doanh đó.

Pháp luật không quy định về mức vốn điều lệ tối đa.

1.6 Người đại diện theo pháp luật

Các chức danh có thể đứng người đại diện theo pháp luật bao gồm:

Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc, và các chức danh quản lý khác được quy định trong điều lệ công ty.

Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

2. Hồ sơ thành lập công ty

Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp sẽ có hồ sơ khác nhau nhưng cơ bản bao gồm những loại giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp 
• Điều lệ công ty (có đầy đủ chữ ký của người tham gia thành lập doanh nghiệp);
• Danh sách thành viên đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên.Danh sách cổ đông sáng lập đối với Công ty Cổ phần. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân.
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu có).\

3. Quy trình, thủ tục thành lập công ty

Bước 1: Chuẩn bị những thông tin cơ bản về công ty:

• Tên công ty
• Ngành nghề kinh doanh
• Địa chỉ trụ sở chính
• Người đại diện theo pháp luật
• Vốn điều lệ và tỷ lệ vốn góp

Bước 2: Soạn thảo bộ hồ sơ đầy đủ như trên

Bước 3: Nộp hồ sơ

Tiến hành nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Xem xét hồ sơ

Trong thời gian 03 – 05 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ và trả kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép ĐKKD
• Hồ sơ không hợp lệ: ra thông báo sửa đổi

Điều kiện, hồ sơ, thủ tục đăng ký kinh doanh khá phức tạp. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thành lập công ty của LEGALAM.

4.Thủ tục bắt buộc sau khi thành lập Công ty 

Sau khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành tiếp những thủ tục bắt buộc sau:

• Khắc dấu Công ty, dấu chức danh 
• Mở và thông báo tài khoản ngân hàng cho Công ty
• Nộp tờ khai thuế môn bài và thuế môn bài
• Đặt biển cho Công ty
• Mua hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn
• Thực hiện nghĩa vụ thuế trong suốt quá trình hoạt động: Thuế là nghĩa vụ cơ bản pháp luật đã quy định phải tuân thủ khi thành lập công ty cổ phần.

Tham khảo chi tiết: Sau khi thành lập doanh nghiệp cần làm gì?

5. Lệ phí môn bài đối với doanh nghiệp mới thành lập

Thuế môn bài là thuế bắt buộc doanh nghiệp phải đóng hàng năm, chậm nhất là ngày 30 tháng 01, sau khi có GPKD thì doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mức thu lệ phí môn bài của doanh nghiệp được căn cứ theo vốn điều lệ ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cụ thể:

Doanh nghiệp thành lập 6 tháng đầu năm thì phải nộp 100% mức thuế môn bài, doanh nghiệp thành lập 6 tháng cuối năm thì nộp 50% mức thuế môn bài nói trên.

Thời hạn nộp thuế môn bài cho doanh nghiệp mới thành lập là 10 ngày kể từ khi nhận ĐKKD với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh; 30 ngày đối với doanh nghiệp chưa có hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tuy nhiên, theo quy định mới nhất thì những công ty mới thành lập trong năm 2022 sẽ được miễn lệ phí môn bài. 

6. Một số câu hỏi thường gặp

01 Thành lập công ty cần bao nhiêu vốn?

Tùy ngành nghề kinh doanh cũng như quy mô kinh doanh mà doanh nghiệp tự quyết định vốn cho doanh nghiệp mình hoạt động. Trừ đối với những ngành nghề mà doanh nghiệp yêu cầu mức vốn pháp định thì doanh nghiệp bắt buộc phải đạt được mức tối thiểu đó.

Thậm chí, nhiều startup thành lập công ty không cần vốn.

02 Thành lập công ty có cần bằng cấp không?

KHÔNG – Hầu như tất cả các ngành nghề kinh doanh đều không yêu cầu bằng cấp, trừ một số ngành nghề đặc thù: giáo dục, y tế,…

03 Một công ty có thể có nhiều con dấu không?

CÓ THỂ – Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thông báo số lượng và hình thức con dấu trên Hệ thống đăng ký kinh doanh.

04 Có được đặt tên công ty trùng hoặc tương tự với một công ty khác?

KHÔNG – Từ năm 2014, pháp luật đã quy định doanh nghiệp thành lập mới không được đặt tên trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với bất kỳ một công ty nào khác. So với thời điểm trước năm 2014, quy định này chỉ áp dụng trong phạm vi 01 tỉnh/thành phố.

05 Sau khi thành lập, cơ quan thuế có xuống kiểm tra địa chỉ trụ sở không? 

TÙY – Tùy vào cơ quan quản lý thuế từng địa bàn mà cơ quan thuế sẽ cử cán bộ thuế xuống kiểm tra thực tế ngay sau khi doanh nghiệp thành lập xong hoặc sau khi doanh nghiệp đã hoạt động được thời gian.

Hồ sơ để cơ quan thuế xuống kiểm tra sau khi thành lập công ty cần những gì?

• Quyết định sử dụng hóa đơn
• Bản sao đăng ký kinh doanh có công chứng
• Hợp đồng thuê nhà
• Sổ đỏ
• Sổ hộ khẩu chủ nhà
• Chứng minh thư người đứng tên trên sổ đỏ
• Chứng minh thư người đại diện theo pháp luật

Nếu sau khi kiểm tra trụ sở mà không thấy doanh nghiệp hoạt động theo như trên đăng ký, doanh nghiệp sẽ bị phạt và có thể bị đóng mã số thuế.

06 Nếu cơ quan thuế xuống kiểm tra mà tại trụ sở không treo biển có bị phạt không?

CÓ – Hành vi không treo biển hiệu tại trụ sở kinh doanh có thể bị phạt với mức phạt lên đến 15 triệu đồng.

07 Có thể thành lập nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện theo công ty mẹ được không?

CÓ – Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh tùy thuộc nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. ĐIều kiện là doanh nghiệp tuân thủ các quy định đối với chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.