Chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Việc thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động, tiếp cận thị trường mới và tăng cường khả năng cạnh tranh.
1. Lợi ích khi thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Lợi ích của việc thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh bao gồm:
- Mở rộng thị trường và tăng doanh thu
- Tận dụng nguồn lực địa phương (nhân lực, nguyên vật liệu)
- Tiếp cận khách hàng mới và nâng cao chất lượng dịch vụ
- Tăng cường thương hiệu và sự hiện diện của doanh nghiệp
Tuy nhiên, quá trình này cũng đặt ra những thách thức như:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao
- Khó khăn trong quản lý và điều hành từ xa
- Tuân thủ các quy định pháp luật và thủ tục hành chính tại địa phương mới
- Đảm bảo sự nhất quán trong chất lượng sản phẩm/dịch vụ giữa các chi nhánh
- Khung pháp lý
Việc thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh tuân theo các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021 đã có những điều chỉnh quan trọng về thủ tục đăng ký doanh nghiệp, trong đó có quy định về thành lập chi nhánh.
2. Hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
a) Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu)
b) Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh:
-
- Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần: Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị
- Đối với công ty hợp danh: Quyết định của các thành viên hợp danh
c) Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (trừ doanh nghiệp tư nhân và công ty TNHH một thành viên)
d) Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
e) Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh
f) Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề (đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện)
g) Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (nếu có)
h) Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật)
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký
Có hai phương thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của công ty
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)
Thời gian xử lý hồ sơ thường là 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 3: Đăng bố cáo thành lập chi nhánh
Sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày. Việc không thực hiện công bố có thể dẫn đến bị phạt từ 1-2 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Bước 4: Khắc con dấu và thông báo mẫu dấu (nếu cần)
Nếu chi nhánh sử dụng con dấu riêng, cần thực hiện:
- Khắc con dấu tại cơ sở được phép khắc dấu
- Tự quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu
- Doanh nghiệp tự quản lý dấu của mình và không cần thông báo mẫu dấu (quy định mới).
3. Thủ tục sau khi thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Sau khi thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục bắt buộc sau để tránh những vi phạm có thể dẫn tới một số hậu quả pháp lý.
a) Đặt biển công ty tại trụ sở chi nhánh:
- Phải có biển tại trụ sở chi nhánh
- Biển phải ghi rõ tên chi nhánh, mã số chi nhánh
b) Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh:
- Lựa chọn ngân hàng phù hợp
- Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của ngân hàng (thường bao gồm giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, quyết định thành lập, CMND người đại diện)
c) Đăng ký chữ ký số điện tử:
- Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
- Chuẩn bị hồ sơ và nộp đơn đăng ký
d) Thông báo áp dụng hóa đơn điện tử:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
- Chuẩn bị hệ thống phần mềm và quy trình quản lý hóa đơn điện tử
e) Kê khai và nộp thuế môn bài:
- Nộp tờ khai thuế môn bài cho chi nhánh tại cơ quan thuế địa phương
- Mức thuế môn bài cho chi nhánh thường là 1.000.000 đồng/năm
f) Bảo đảm vốn đầu tư đầy đủ:
- Đảm bảo góp đủ vốn đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh
g) Xin cấp chứng chỉ hoạt động nếu cần thiết:
- Đối với một số ngành nghề đặc thù (như giáo dục, y tế), cần xin cấp chứng chỉ hoạt động từ cơ quan chuyên ngành
4. Hình thức hạch toán thuế của chi nhánh khác tỉnh
Có hai hình thức hạch toán cho chi nhánh: hạch toán phụ thuộc và hạch toán độc lập.
a) Chi nhánh hạch toán phụ thuộc:
- Con dấu: Có thể có hoặc không có con dấu riêng
- Hóa đơn: Có thể sử dụng hóa đơn của công ty mẹ hoặc có hóa đơn riêng
- Thuế môn bài: Kê khai và nộp tại địa điểm chi nhánh
- Thuế GTGT: Kê khai và nộp tại địa điểm chi nhánh
- Báo cáo tài chính cuối năm: Gộp chung vào báo cáo của công ty mẹ
b) Chi nhánh hạch toán độc lập:
- Con dấu: Bắt buộc phải có con dấu riêng
- Hóa đơn: Bắt buộc phải có hóa đơn riêng
- Thuế môn bài: Kê khai và nộp tại địa điểm chi nhánh
- Thuế GTGT: Kê khai và nộp tại địa điểm chi nhánh
- Báo cáo tài chính cuối năm: Thực hiện báo cáo độc lập
Lưu ý đặc biệt với ngành dịch vụ ăn uống:
- Thường yêu cầu hạch toán độc lập do được quản lý theo từng quận riêng biệt
- Phải đăng ký hình thức hạch toán độc lập, kê khai thuế theo quý và báo cáo tài chính cuối năm độc lập với công ty mẹ
5. Một số lưu ý khi thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
a) Lựa chọn hình thức hạch toán:
- Cân nhắc kỹ giữa hạch toán phụ thuộc và độc lập dựa trên quy mô, ngành nghề và mục tiêu quản lý của doanh nghiệp
b) Ngành nghề kinh doanh:
- Đảm bảo ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ
- Cập nhật ngành nghề theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về hệ thống ngành kinh tế Việt Nam
c) Địa điểm kinh doanh:
- Đảm bảo địa điểm phù hợp với quy hoạch của địa phương
- Xác minh tính hợp pháp của địa điểm (hợp đồng thuê, sở hữu)
d) Quản lý nhân sự:
- Lựa chọn và bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh có năng lực và uy tín
- Xây dựng cơ cấu nhân sự phù hợp với quy mô và đặc thù của chi nhánh
e) Tuân thủ pháp luật địa phương:
- Nghiên cứu kỹ các quy định đặc thù của địa phương nơi đặt chi nhánh
- Duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan chức năng địa phương
f) Quản lý tài chính:
- Xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với hình thức hạch toán đã chọn
- Đảm bảo tuân thủ các quy định về kê khai và nộp thuế
6. Thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh trong một số trường hợp đặc biệt
a) Đối với doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài:
- Cần tuân thủ thêm các quy định về đầu tư nước ngoài
- Có thể cần xin giấy phép đầu tư cho chi nhánh từ Sở Kế hoạch và Đầu tư
b) Ngành nghề kinh doanh có điều kiện:
- Cần xin giấy phép kinh doanh đặc thù từ cơ quan chuyên ngành
- Ví dụ: ngân hàng cần xin phép Ngân hàng Nhà nước, bảo hiểm cần xin phép Bộ Tài chính
7. Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh tại LEGALAM
Để tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức đi lại, mời bạn tham khảo Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói tại LEGALAM chỉ từ 1.000.000:
Tiết Kiệm Thời Gian: Các công ty cung cấp dịch vụ này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục. Thay vì tự mình tìm hiểu và thực hiện, doanh nghiệp có thể giao phó cho các chuyên gia.
Giảm Thiểu Rủi Ro Pháp Lý: Với kinh nghiệm và hiểu biết về các quy định pháp luật, các công ty dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót trong hồ sơ, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Chi Phí Hợp Lý: Nhiều công ty cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh với mức phí phải chăng, thường từ 700.000 VNĐ trở lên, bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến thủ tục.
Hỗ Trợ Tư Vấn Toàn Diện: Ngoài việc thực hiện thủ tục thành lập, các dịch vụ này còn cung cấp tư vấn về các vấn đề liên quan như hạch toán thuế, quản lý tài chính cho chi nhánh, và các quy định pháp lý khác.
Cố vấn chuyên môn: Luật sư Nguyễn Hoàng
