Các điều kiện thành lập công ty cùng hồ sơ đăng ký đạt chuẩn

07 điều kiện thành lập công ty doanh nghiệp chi tiết nhất cho công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Những điều kiện về vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, tên công ty, địa chỉ trụ sở chính,… sẽ được Công Ty Luật LEGALAM đề cập đầy đủ và chi tiết nhất trong bài viết này.

1. 07 điều kiện thành lập công ty chung cần biết

Dưới đây là 7 điều kiện thành lập công ty mà LEGALAM muốn chia sẻ với quý bạn đọc!

1. 1 Điều kiện về chủ thể sáng lập công ty

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 thì mọi cá nhân, tổ chức đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam khi:

• Đủ 18 tuổi trở lên.
• Có CMND, hộ chiếu hoặc căn cước công dân hợp lệ.
• Có đầy đủ khả năng cũng như hành vi dân sự. Tức là có thể hoạt động độc lập, đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm pháp lý cho các hành động của mình.
• Không nằm trong danh sách các đối tượng bị hạn chế hoặc cấm thành lập công ty theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật doanh nghiệp, bao gồm:

a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;

b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;

c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;

d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật này, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;

e) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.

Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh có yêu cầu, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh;

g) Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.

1.2 Điều kiện về các loại hình doanh nghiệp

Loại hình doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên cần xem xét. Chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ từng loại hình để chọn loại phù hợp với định hướng phát triển của công ty. Các yếu tố quan trọng để cân nhắc bao gồm thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng và quy mô để thu hút nhà đầu tư.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến và điều kiện đăng ký của mỗi loại hình có những đặc điểm khác nhau như:

• Công ty TNHH một thành viên: Có một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về những khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn, thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.
• Công ty cổ phần: có tối thiểu là 03 cổ đông và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân. Tuy nhiên, loại hình này ít được lựa chọn do có rủi ro pháp lý cao.
• Công ty hợp danh: có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (thành viên hợp danh); có thể có thêm thành viên góp vốn.

Các loại hình công ty này có khả năng chuyển đổi qua lại và không cần quá quan trọng về loại hình khi thành lập. Sau khi hoạt động ổn định, bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi loại hình công ty để phù hợp hơn nếu cần thiết.

Tuy nhiên, có một số ngành nghề có quy định bắt buộc về loại hình bạn cần lưu ý để đảm bảo đáp ứng quy định pháp luật.

Ví dụ: Công ty chứng khoán chỉ có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức: Công ty TNHH hoặc Công ty cổ phần.

1.3 Điều kiện về tên công ty

Tên doanh nghiệp do chủ Doanh nghiệp tự đặt nhưng cần tuân theo những nguyên tắc mà pháp luật quy định:

• Tên công ty viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất 2 thành tố: loại hình doanh nghiệp + tên riêng.
• Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký (phạm vi cả nước).
• Tên doanh nghiệp có thể viết tắt hoặc viết bằng tiếng nước ngoài.
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống văn hóa, lịch sử, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc.
• Không sử dụng tên của các cơ quan nhà nước, tên tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân để làm một phần tên riêng hoặc toàn bộ tên của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.

Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại dịch vụ LEGALAM

1.4 Điều kiện về trụ sở công ty

Địa chỉ trụ sở Doanh nghiệp được Quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Theo đó, địa chỉ đặt trụ sở chính công ty phải đáp ứng những yêu cầu sau:

• Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
• Địa chỉ doanh nghiệp được quy định gồm 4 cấp: “Số nhà và tên đường + tên phường/xã/thị trấn + tên quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh + tên thành phố trung ương/tỉnh”
• Nếu đặt trụ sở tại nơi chưa có số nhà hoặc tên đường, cần phải có xác nhận từ địa phương rằng địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường và văn bản này phải được nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở văn phòng trong tòa nhà hoặc nhà chung cư bạn nên kiểm tra xem giấy tờ của căn hộ đó có chức năng thương mại/làm văn phòng hay không trước khi ký hợp đồng thuê.

1.5 Điều kiện về các ngành nghề của công ty

Theo quy định, các doanh nghiệp được phép hoạt động trong bất kỳ ngành nghề nào mà pháp luật không cấm, tuy nhiên cần tiến hành đăng ký với cơ quan Đăng ký Kinh doanh trước khi bắt đầu hoạt động.

Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, sau khi có Giấy phép kinh doanh, cần tiếp tục xin Giấy phép con tùy thuộc vào yêu cầu từng ngành nghề cụ thể và đảm bảo duy trì các điều kiện này trong suốt quá trình hoạt động.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp muốn đăng ký ngành nghề xuất khẩu lao động thuộc mã ngành 7830: Cung ứng và quản lý nguồn lao động, thì phải đáp ứng những điều kiện sau: Vốn pháp định không thấp hơn 5.000.000.000 đồng, và được cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ xuất khẩu lao động theo quy định tại Nghị định 38/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Người lao động Việt Nam đi lao động ở nước ngoài theo hợp đồng.

Ngoài ra, còn một số ngành nghề kinh doanh khác có điều kiện như: Sản xuất mỹ phẩm (cần có giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm), Kinh doanh dịch vụ ăn uống (cần có giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn vệ sinh thực phẩm), Dịch vụ môi giới bất động sản (người có chức danh quản lý phải có chứng chỉ môi giới),…

1.6 Điều kiện vốn điều lệ thành lập công ty

Vốn điều lệ được Quy định tại Khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó:

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.

• Doanh nghiệp tự quyết định mức vốn điều lệ sao cho phù hợp với khả năng tài chính và quy mô công ty.
• Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu mức vốn pháp định thì doanh nghiệp cần kê khai mức vốn điều lệ tối thiểu bằng với mức quy định của ngành nghề kinh doanh đó.
• Vốn điều lệ liên quan đến mức đóng lệ phí môn bài hàng năm. Có 02 mức lệ phí môn bài:

+ Vốn điều lệ trên 10 tỷ: Lệ phí môn bài 3.000.000/năm.

+ Vốn điều lệ dưới 10 tỷ: Lệ phí môn bài 2.000.000/năm.

• Pháp luật không yêu cầu chứng minh về số vốn khi thành lập doanh nghiệp. 
• Khi đăng ký vốn điều lệ, doanh nghiệp nên lựa chọn mức vốn hợp lý. Vì thủ tục tăng vốn điều lệ công ty thường đơn giản trong khi thủ tục giảm vốn điều lệ lại đòi hỏi nhiều điều kiện và mất thời gian. 
• Vốn điều lệ phải góp đủ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp đăng ký kinh doanh. Trường hợp không góp đủ vốn phải làm thủ tục giảm vốn trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hết thời hạn góp vốn điều lệ. Trường hợp vi phạm sẽ bị phạt: Từ 30.000.000 đồng – 50.000.000 đồng (Khoản 3 – Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP

1.7 Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo Pháp luật được Quy định tại Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020, theo đó:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

• Người đại diện theo pháp luật phải là cá nhân, đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không nhất thiết là người góp vốn trong công ty.
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể là người Việt Nam hoặc là người nước ngoài. Điều lệ công ty quy định số lượng cụ thể, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện của doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể giữ những chức danh như: Giám đốc/Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty hay Chủ tịch HĐQT tùy theo từng loại hình doanh nghiệp đăng ký.
• Nếu doanh nghiệp thuê người đại diện theo pháp lý cần phải có thêm hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm.
• Công ty cổ phần, công ty TNHH có thể có 01 hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

2. Trước khi thành lập công ty cần phải tiến hành chuẩn bị hồ sơ gì?

Trước khi thành lập một công ty, bạn cần chuẩn bị các hồ sơ và tài liệu cần thiết. Dưới đây là một số giấy tờ cần chuẩn bị khi làm hồ sơ:

CMND/CCCD/Hộ chiếu

• Chứng minh nhân dân (CMND), thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của chủ đầu tư, thành viên góp vốn, cổ đông và người đại diện theo quy định của pháp luật. 
• Bản sao của các tài liệu này phải được chứng thực và vẫn còn hiệu lực.

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty

Các giấy tờ cần thiết để tiến hành đăng ký kinh doanh bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh.
• Điều lệ của Công ty.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần).
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có vốn góp nước ngoài
• Giấy tờ bổ sung trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
• Các giấy tờ khác liên quan khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Xem thêm: Thành lập công ty cần những gì? Bí quyết thành công

3. Quy trình khi thành lập công ty chi tiết 

Quy trình thành lập một công ty có thể khá phức tạp và thay đổi tùy thuộc vào thời điểm. Dưới đây là một quy trình tổng quan để thành lập công ty:

Thủ tục và quy trình thành lập công ty

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như trên, thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1:  Nộp hồ sơ

Tiến hành nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Xem xét hồ sơ

Trong thời gian từ 03 – 05 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ và trả kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép ĐKKD
• Hồ sơ không hợp lệ: ra thông báo sửa đổi

Bước 3: Hoàn thiện các thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp

Sau khi đã có Giấy chứng nhận ĐKKD, doanh nghiệp cần tiến hành tiếp những thủ tục bắt buộc sau:

• Khắc dấu Công ty, dấu chức danh
• Mở và thông báo tài khoản ngân hàng cho Công ty
• Kê khai thuế và nộp thuế môn bài
• Đặt biển hiệu công ty tại trụ sở chính
• Mua chữ ký số và đăng ký nộp thuế điện tử
• Mua hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn với cơ quan thuế
• Thực hiện nghĩa vụ thuế trong suốt quá trình hoạt động: Thuế là nghĩa vụ cơ bản pháp luật đã quy định phải tuân thủ khi thành lập công ty cổ phần.

Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký công ty bao lâu?

• Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Từ 3 đến 5 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
• Thời gian đăng bố cáo và khắc con dấu: Từ 1 đến 2 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
• Thủ tục kê khai thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn: Từ 1 đến 3 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty cổ phần mới và chi tiết nhất

4. Các thắc mắc thường gặp về điều kiện thành lập công ty

Thành lập công ty cần tối thiểu bao nhiêu vốn?

Đối với những ngành nghề không yêu cầu mức vốn pháp định, doanh nghiệp tự quyết định mức vốn điều lệ là bao nhiêu để phù hợp với khả năng và quy mô kinh doanh.

Ai có quyền góp vốn thành lập công ty?

Mọi cá nhân, tổ chức đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam khi đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

Trụ sở doanh nghiệp có thể đặt ở chung cư không?

Chung cư, nhà tập thể để ở, không có chức năng kinh doanh không thể đăng ký làm trụ sở công ty.

Doanh nghiệp được kinh doanh những ngành nghề nào?

Doanh nghiệp được phép hoạt động trong bất kỳ ngành nghề nào mà pháp luật không cấm. Đối với những ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện cụ thể của từng ngành nghề quy định.

Đăng ký thành lập công ty ở đâu?

Nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

Bài viết trên chúng tôi cung cấp các thông tin về điều kiện thành lập công ty. Nếu có bất cứ điều gì thắc mắc hãy liên hệ với Công Ty Luật LEGALAM thông qua địa chỉ bên dưới đây nhé!

Cố vấn chuyên môn bởi: Luật sư Nguyễn Hoàng