Thủ tục, điều kiện thành lập công ty cổ phần chi tiết nhất

Điều kiện thành lập công ty cổ phần được áp dụng theo Luật doanh nghiệp 2020 và những văn bản hướng dẫn liên quan. Loại hình công ty này có những ưu và nhược điểm gì mà nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn? Cùng Công ty Luật LEGALAM tìm hiểu thông tin để giải đáp thắc mắc thông qua nội dung bài viết dưới đây nhé!

1. Công ty cổ phần là gì?

Theo Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, Công ty cổ phần là doanh nghiệp:

• • Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
  • Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;
  • Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

• Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này.
• Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác của công ty.

2. Ưu điểm và nhược điểm của loại hình công ty cổ phần

Ưu điểm của loại hình CTY cổ phần

• Các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty nằm trong phạm vi vốn góp nên mức độ rủi ro không cao;
• Khả năng hoạt động của CTCP rộng, trong hầu hết các lĩnh vực, ngành nghề;
• Cơ cấu vốn của công ty cổ phần linh hoạt tạo điều kiện nhiều người cùng góp vốn vào công ty;
• Khả năng huy động vốn rất cao thông qua việc phát hành cổ phiếu ra công chúng. Đây là đặc điểm riêng có của công ty cổ phần giúp dễ dàng phân biệt với các loại hình doanh nghiệp khác;
• Việc chuyển nhượng vốn trong công ty cổ phần tương đối dễ dàng, do vậy phạm vi đối tượng được tham gia công ty phổ phần rất rộng, ngay cả cán bộ công chức cũng có quyền mua cổ phiếu của CTCP.
• Số lượng cổ đông trong công ty cổ phần không có giới hạn tối đa.

Nhược điểm của loại hình CTY cổ phần

• Việc quản lý và điều hành CTCP khá phức tạp do số lượng các cổ đông lớn. Đôi khi có thể có sự phân hóa thành các nhóm cổ động đối kháng nhau về lợi ích;
• Việc thành lập, quản lý CTCP cũng phức tạp hơn, đặc biệt về chế độ tài chính, kế toán.
• Vì tính công khai của công ty cổ phần, bất kỳ ai cũng có thể trở thành cổ đông dẫn đến các vấn đề về bảo mật không tốt.
• Ngoài ra, một số ngành nghề đặc biệt không được phép thành lập công ty cổ phần. Các ngành như dịch vụ kiểm toán, dịch vụ kế toán, lĩnh vực luật và một số ngành nghề khác có quy định riêng về hình thức tổ chức kinh doanh và không cho phép hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần. 

3. Điều kiện để có thể thành lập công ty cổ phần

Điều kiện để thành lập một công ty cổ phần có thể thay đổi tùy theo quy định của từng quốc gia. Dưới đây là một số điều kiện phổ biến tại Việt Nam:

Chủ thể thành lập

Theo quy định của pháp luật, mọi cá nhân và tổ chức đều có quyền thành lập công ty khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Có đủ năng lực hành vi dân sự: Điều này đòi hỏi bạn phải đủ 18 tuổi và không bị hạn chế về năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật. 
• Không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập công ty: Luật Doanh nghiệp 2020 quy định một số trường hợp không được phép thành lập doanh nghiệp. 

Tên công ty

Khi đặt tên cho doanh nghiệp, chủ sở hữu phải tuân theo những nguyên tắc mà pháp luật quy định. 

• Tên công ty phải được viết hoàn toàn bằng tiếng Việt, có thể bao gồm chữ số và ký hiệu. Tên này cần phát âm được và phải chứa ít nhất hai thành phần sau: loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
• Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác. Điều này giúp tránh hiểu nhầm và đảm bảo sự phân biệt rõ ràng giữa các doanh nghiệp.
• Tên doanh nghiệp có thể sử dụng tiếng nước ngoài hoặc viết tắt.
• Không được sử dụng từ ngữ hoặc ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc.

Ví dụ: Công ty TNHH Quảng Cáo và Truyền thông GU, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nam Phong, Công ty Cổ phần W5 Group,…

Vốn điều lệ

Đối với ngành nghề kinh doanh không yêu cầu mức vốn pháp định thì pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu mà phụ thuộc vào khả năng tài chính và quy mô kinh doanh.

Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu mức vốn pháp định thì cần kê khai mức vốn điều lệ tối thiểu bằng với mức quy định của ngành nghề kinh doanh đó. 

Pháp luật không đề ra giới hạn về mức vốn điều lệ tối đa cho một công ty. Tuy nhiên, mức vốn điều lệ có thể ảnh hưởng đến mức thuế môn bài hàng năm mà doanh nghiệp phải nộp. 

Cụ thể:

• Vốn điều lệ trên 10 tỷ: 3 triệu/năm
• Vốn điều lệ dưới 10 tỷ: 2 triệu/năm

Điều kiện ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp được phép kinh doanh bất kì ngành nghề nào theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu và điều kiện cụ thể.

Hiện nay, khi đăng ký Giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp chưa cần đáp ứng điều kiện về giấy phép con, chứng chỉ nhưng khi hoạt động thực tế thì cần đáp ứng các điều kiện này. Với một số ngành nghề như bưu chính, bảo hiểm, chứng khoán, xuất khẩu lao động,…yêu cầu vốn pháp định thì cần đăng ký vốn điều lệ tối thiểu bằng vốn pháp định. Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần phải thực hiện nghĩa vụ chứng minh vốn đăng ký khi nộp hồ sơ thành lập CTCP.

Điều kiện về trụ sở công ty

Trụ sở công ty cần đáp ứng những yêu cầu sau đây:

• Phải nằm trên phạm vi và lãnh thổ của Việt Nam.
• Phải có địa chỉ chính xác bao gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, tỉnh, hoặc thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Trong trường hợp địa điểm trụ sở chưa có số nhà hoặc tên đường, hồ sơ đăng ký kinh doanh phải được nộp kèm theo xác nhận từ địa phương về việc địa chỉ đó chưa có số nhà hoặc tên đường.
• Không được đặt trụ sở tại chung cư hoặc tập thể không có chức năng kinh doanh. Đối với địa chỉ là nhà riêng không cần cung cấp bản sao công chứng giấy CN quyền sử dụng đất. Trường hợp đặt trụ sở tại tòa nhà thương mại thì cung cấp giấy phép xây dựng/quyết định xây dựng.

Điều kiện về người đại diện của doanh nghiệp theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật được quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền, nghĩa vụ liên quan trước toàn án và cách quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. 

Người đại diện của công ty CP có thể là người đại diện theo pháp luật của nhiều doanh nghiệp khác nhau. 

• Người đại diện của doanh nghiệp theo pháp luật có thể là chủ doanh nghiệp hoặc đi thuê ngoài
• Công ty cổ phàn có thể có 01 hoặc nhiều người đại diện
• Doanh nghiệp cần đảm bảo luôn có ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam

Tuy nhiên, có 02 trường hợp người đại diện sau sẽ không tiếp tục là người đại diện theo pháp luật của công ty CP:

• Người đại diện của công ty đang bị treo mã số thuế: tức là trong quá trình hoạt động không báo cáo thuế, không hoàn thành các nghĩa vụ đóng thuế, không thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng hoạt động với cơ quan chức năng bỏ trôi doanh nghiệp khi doanh nghiệp không hoạt động..
• Quy định về quản trị công ty đại chúng có hạn chế như sau: Chủ tịch hội đồng quản trị không được kiêm nhiệm chức danh Tổng GĐ (Giám đốc) là người đại diện của cùng một công ty đại chúng (cũng là công ty CP). Quy định có hiệu lực từ 01/08/2020.

Xem thêm: Các điều kiện thành lập công ty cần có để thành công

4. Trình tự và thủ tục để thành lập công ty cổ phần

Để thành lập một công ty cổ phần thì bạn cần tuân theo các bước và thủ tục sau đây:

Giấy tờ cần chuẩn bị đăng ký thành lập công ty cổ phần

• Cần phải chuẩn bị 03 Chứng minh nhân dân /Hộ chiếu/căn cước công dân đã được công chứng không quá 3 tháng của tất cả những cổ đông tham gia góp vốn.
• Chuẩn bị kê khai các thông tin thành lập công ty cổ phần bao gồm:
  • Tên công ty cổ phần
  • Địa chỉ trụ sở chính
  • Ngành nghề kinh doanh hoạt động thực tế của cho công ty
  • Vốn điều lệ
  • Người đại diện của doanh nghiệp theo quy định pháp luật 

Hồ sơ cần chuẩn bị để có thể đăng ký thành lập công ty cổ phần

Hồ sơ thành lập công ty CP bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty CP (Theo mẫu Phụ lục I-4 Thông tư 01/2021 TT-BKHĐT).
• Điều lệ công ty cổ phần;
• Danh sách cổ đông đồng sáng lập (Theo mẫu Phụ lục I-7 Thông tư 01/2021 TT-BKHĐT);
• CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu của cổ đông;
• Giấy CN ĐKKD/Giấy CN Đăng ký doanh nghiệp đối với cổ đông là tổ chức (trừ trường hợp tổ chức là Bộ/UBND tỉnh, TP) và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân, quyết định uỷ quyền của Người đại diện của tổ chức
• Quyết định góp vốn của cổ đông là tổ chức;
• Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ thành lập công ty CP.

Quy trình để có thể thành lập công ty cổ phần

Dưới đây là quy trình thành lập công ty cổ phần:

Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập công ty cổ phần đầy đủ theo hướng dẫn tới cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc tỉnh/thành phố nơi công ty sẽ hoạt động.

Bước 2: Xem xét hồ sơ

Trong thời gian 03 – 05 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ và trả kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ: Cấp giấy chứng nhận ĐKDN
• Hồ sơ không hợp lệ: ra thông báo và sửa đổi

Bước 3: Thực hiện thủ tục khắc dấu gồm: dấu pháp nhân và dấu chức danh.

Bước 4: Mở tài khoản ngân hàng và thông báo về số tài khoản ngân hàng cho các cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 5: Treo biển hiệu tại trụ sở chính công ty

Bước 6: Mua chữ ký số và đăng ký nộp thuế điện tử

Bước 7: Tiến hành kê khai thuế, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu và thuế môn bài

Bước 8: Mua hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn

Bước 9: Báo cáo thuế và làm sổ sách hàng tháng, quý và năm với cơ quan thuế để cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh và phải nộp trong thời gian tương ứng. 

5. Giải đáp một số thắc mắc khi thành lập công ty cổ phần

Số cổ đông tối thiểu để thành lập công ty cổ phần là mấy?

Để thành lập một công ty cổ phần, cần ít nhất 3 cổ đông tham gia. Số lượng cổ đông không bị hạn chế.

Công ty cổ phần thì có sự khác biệt gì so với các loại hình công ty khác?

Điểm khác biệt quan trọng nhất của công ty cổ phần so với các loại hình doanh nghiệp khác là được phép phát hành cổ phiếu để thu hút vốn và tham gia vào thị trường chứng khoán.

Thành lập công ty cổ phần thì cần bao nhiêu vốn?

Mức vốn điều lệ tối thiểu không phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh. Đối với những ngành nghề không có yêu cầu về vốn, doanh nghiệp tự quyết định mức vốn điều lệ. Đối với ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì cần để vốn điều lệ tối thiểu bằng mức vốn pháp định.Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động ổn định và thu hút đầu tư, thông thường công ty cổ phần cần có mức vốn đầu tư khá lớn.

Hồ sơ thành lập công ty cổ phần gồm những gì?

• Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty CP (Theo mẫu Phụ lục I-4 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Điều lệ công ty cổ phần;
• Danh sách cổ đông đồng sáng lập (Theo mẫu Phụ lục I-7 Thông tư 01/2021 TT-BKHĐT);
• CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu của cổ đông; và một số giấy tờ khác nếu cổ đông góp vốn là tổ chức.

Bài viết trên chúng tôi cung cấp thông tin về điều kiện thành lập công ty cổ phần. Hy vọng nội dung bài viết mà Công ty Luật LEGALAM chia sẻ phía trên đây sẽ hữu ích với quý đọc giả! Nếu còn điều gì thắc mắc thì hãy liên hệ với chúng tôi thông qua địa chỉ bên dưới đây:

Cố vấn chuyên môn bởi: Luật sư Nguyễn Hoàng