Điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện theo quy định mới nhất. Những lưu ý trước và sau khi thành lập VPĐD mà bạn cần biết.
1. Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì?
Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì:
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện
2.1 Đặt tên Văn phòng đại diện
Khi đặt tên VPĐD cần tuân thủ một số quy tắc tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Ngoài ra, Văn phòng đại diện có thể đặt cả tên tiếng anh hoặc tên viết tắt.
2.2 Địa chỉ đăng ký Văn phòng đại diện
Tương tự như thủ tục thành lập công ty, địa chỉ đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện phải tuân thủ một số quy định của pháp luật:
- Địa chỉ phải chính xác và có đủ các thông tin như: số nhà, đường, thôn/xóm/xã/phường; quận/huyện; tỉnh/thành phố.
- Không được đăng ký địa điểm tại chung cư hay nhà tập thể có chức năng để ở.
3. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện
3.1 Hồ sơ thành lập VPĐD Công ty TNHH 1 thành viên
1. Thông báo thành lập VPĐD do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
2. Bản sao Nghị quyết, quyết định của tchủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập VPĐD;
3. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
3.2 Hồ sơ thành lập VPĐD Công ty TNHH 2 thành viên
1. Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
2. Bản sao Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thành lập VPĐD;
3. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
3.3 Hồ sơ thành lập VPĐD Công ty cổ phần
1. Thông báo thành lập VPĐD do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
2. Bản sao Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thành lập VPĐD;
3. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Soạn thảo hồ sơ
Soạn thảo bộ hồ sơ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp cụ thể như trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng 1 trong 2 hình thức sau:
- Nộp bằng chữ ký số
- Nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
Lưu ý: Hiện nay, tất cả hồ sơ đăng ký kinh doanh đều được tiến hành nộp online.
Bước 3: Xem xét hồ sơ
Trong thời hạn 3 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ và ra kết quả:
- Hồ sơ hợp lệ: cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện
- Hồ sơ không hợp lệ: ra thông báo sửa đổi bổ sung ghi rõ lý do.
Bước 4: Nhận kết quả
Sau khi có kết quả, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ được gửi chuyển phát qua bưu điện về cho doanh nghiệp.
5. Các thủ tục cần làm sau khi thành lập Văn phòng đại diện
5.1 Khắc dấu
Văn phòng đại diện nên khắc con dấu riêng để thuận tiện cho công việc ký hồ sơ, giấy tờ liên quan đến phạm vi làm việc của VPĐD.
5.2 Treo biển hiệu VPĐD
Tương tự như công ty, VPĐD cũng phải treo biển hiệu tại địa điểm đăng ký VPĐD. Biển hiệu VPĐD phải bao gồm các thông tin sau: tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, tên công ty chủ quản.
5.3 Nộp tờ khai và lệ phí môn bài
- Nếu VPĐD thành lập cùng năm Công ty chủ quản được miễn lệ phí môn bài thì VPĐD cũng được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên.
- Nếu VPĐD thành lập khi hết thời hạn Công ty chủ quản được miễn lệ phí môn bài thì VPĐD phải nộp lệ phí môn bài.
- Mức lệ phí môn bài đối với VPĐD: 1.000.000/năm
6. Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện
Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện của Công ty Luật LEGALAM. Bạn sẽ nhận được:
- Tư vấn pháp luật miễn phí các vấn đề pháp lý liên quan
- Tư vấn phương án pháp lý tối ưu nhất về hiệu quả và chi phí
- Giảm thiểu mọi rủi ro pháp lý có thể xảy ra
- Thay mặt Khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ
- Theo dõi và nhận kết quả giao tận nơi
- Tư vấn pháp luật miễn phí sau dịch vụ
7. Một số câu hỏi thường gặp
7.1 Chi phí mở Văn phòng đại diện?
Khi thành lập VPĐD cần một số chi phí sau:
- Lệ phí nhà nước: 100.000 đồng/hồ sơ
- Phí khắc dấu: 350.000
- Lệ phí môn bài: 1.000.000/năm
7.2 Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện bao gồm?
- Thông báo thành lập VPĐD do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Bản sao Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty/Hội đồng thành viên; Hội đồng quản trị về việc thành lập VPĐD
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
7.3 Công ty có thể thành lập nhiều Văn phòng đại diện không?
Có. Một công ty có thể thành lập nhiều VPĐD mà không bị giới hạn.
7.4 Văn phòng đại diện có phải nộp thuế không?
- Nếu VPĐD có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài;
- Nếu VPĐD không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.
Cố vấn chuyên môn: Luật sư Nguyễn Hoàng
