Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục pháp lý phổ biến thực hiện khi giấy phép lao động chuẩn bị hết hạn để người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam. Vậy điều kiện, hồ sơ, thủ tục gia hạn giấy phép lao động được pháp luật quy định như thế nào? Mời bạn đọc cùng LEGALAM tìm hiểu vấn đề này qua bài viết sau.
1. Điều kiện gia hạn Giấy phép lao động
Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP giấy phép lao động cấp trước thời điểm nghị định này có hiệu lực không được thực hiện thủ tục gia hạn. Điều kiện được gia hạn thời hạn giấy phép lao động quy định chi tiết tại điều 16 nghị định như sau:
Điều 16. Điều kiện được gia hạn Giấy phép lao động
1. Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.
2. Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng Người lao động nước ngoài quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 Nghị định này.
3. Giấy tờ chứng minh Người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung Giấy phép lao động đã được cấp.
Thực tế thời hạn GPLĐ luôn trùng với thời hạn của visa, thẻ tạm trú mà người nước ngoài đang sử dụng. Nên trường hợp doanh nghiệp chờ đến khi GPLĐ gần hết hạn mới thực hiện thủ tục thì sẽ hay gặp vướng mắc vì người nước ngoài không thể gia hạn visa để tiếp tục cư trú tại Việt Nam.
Xem thêm: Tất tần tật về Giấy phép lao động
2. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
- Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 11/PLI.
- 02 ảnh màu 4*6cm nền trắng, chụp không quá 06 tháng;
- Bảo sao y công chứng Giấy phép lao động còn thời hạn đã cấp:
- Trường hợp giấy phép lao động bị mất thì phải có xác nhận của cơ quan Công an cấp xã của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định của pháp luật;
- Trường hợp thay đổi nội dung ghi trên giấy phép lao động thì phải có các giấy tờ chứng minh;
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
- Bản sao y công chứng hộ chiếu còn hạn (cả trang hộ chiếu và trang visa);
- Giấy chứng nhận sức khỏe khám trong vòng 12 tháng (nếu cấp tại Việt Nam thì mang bản gốc/bản sao y công chứng, nếu khám tại nước ngoài thì phải là bản hợp pháp hóa lãnh sự, được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt);
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung trong giấy phép lao động đã được cấp. Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
Như vậy, so với việc làm mới giấy phép lao động, thì hồ sơ gia hạn giấy phép lao động sẽ đơn giản hơn do đương đơn không cần chuẩn bị:
- Lý lịch tư pháp;
- Văn bằng chứng minh kinh nghiệm.
3. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động/work permit
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Trước khi nộp hồ sơ xin cấp lại GPLĐ cho người lao động theo bước 2 30 ngày người sử dụng lao động phải nộp văn bản xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài.
Hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài khi gia hạn giấy phép lao động
- Công văn theo mẫu sau đây:
Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng soạn thảo theo mẫu 02 Phụ lục 01 Ban hành kèm theo NĐ 152/2020 NĐ-CP;
- Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (Đối với trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).
Nộp hồ sơ tại:
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận 1 cửa của cơ quan chấp thuận hoặc hệ thống cổng thông tin điện tử http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn
Thời gian giải quyết: 15 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp) và 12 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp qua mạng).
Bước 2: Nộp hồ sơ và nhận kết quả
Người sử dụng lao động cùng người lao động chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nêu trong mục hồ sơ gia hạn GPLĐ.
Sau đó, ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao nộp bộ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động lên Bộ Lao động – Thương binh và xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.
Sau 05 ngày làm việc, người sử dụng lao động sẽ nhận được giấy phép lao động đã gia hạn.
Bước 3: Cấp thẻ tạm trú theo thời hạn của giấy phép lao động cho người nước ngoài
Sau khi Người lao động nước ngoài được gia hạn Giấy phép lao động tại Việt Nam, thì việc tiếp theo là xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của Giấy phép lao động mới. Thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 02 năm theo GPLĐ mới được gia hạn.
Xem thêm: Cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài – Điều kiện, thủ tục
4. Thời hạn của GPLĐ được gia hạn là bao lâu?
Thời hạn của GPLĐ được gia hạn được quy định tại Điều 19 Nghị định 152/2020/NĐ-CP như sau:
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
– Theo đó, các trường hợp quy định tại Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP bao gồm:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
- Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó.
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
- Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài trừ trường hợp không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
5. Sử dụng giấy phép lao động hết hạn bị xử lý như thế nào?
Theo điểm b khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử lý những vi phạm quy định về người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Theo đó, trường hợp sử dụng GPLĐ đã hết hiệu lực, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và người sử dụng lao động bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:
– Đối với người lao động nước ngoài:
+ Hình phạt chính: Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.
+ Hình phạt bổ sung: Trục xuất người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
– Đối với người sử dụng lao động:
+ Đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng;
+ Đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người: Phạt tiền từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng;
+ Đối với vi phạm từ 21 người trở lên: Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.
Lưu ý: Mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm nêu trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
6. Lệ phí gia hạn GPLĐ
Hiện nay mức thu lệ phí gia hạn Giấy phép lao động là 450.000 đồng/ Giấy phép lao động, ngoài ra công ty phải chịu các khoản phí khác như: Phí khám sức khỏe cho người nước ngoài, phí công chứng dịch thuật tài liệu nếu có.
7. Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động tại LEGALAM
Thủ tục xin gia hạn Giấy phép lao động (work permit) là một thủ tục pháp lý phức tạp, chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật. Người sử dụng lao động cần nắm chắc kiến thức pháp lý về quy trình, hồ sơ, thủ tục cũng như cập nhật liên tục những quy định mới về GPLĐ luôn có sự thay đổi.
Để tiết kiệm thời gian và chi phí, bạn có thể tham khảo dịch vụ gia hạn Giấy phép lao động trọn gói của LEGALAM. Tại đây, bạn sẽ được:
- Tư vấn miễn phí mọi vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục gia hạn GPLĐ;
- Tư vấn về thủ tục làm LLTP cho người nước ngoài tại Việt Nam, hoặc xử lý LLTP của người nước ngoài được cấp tại nước ngoài;
- Tư vấn thủ tục và địa điểm làm giấy khám sức khỏe để xin giấy phép lao động theo quy định của pháp luật;
- Tư vấn và hỗ trợ dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ phục vụ việc xin cấp giấy phép lao động;
- Tư vấn soạn thảo bộ hồ sơ gia hạn GPLĐ hoàn chỉnh;
- Tư vấn các trường hợp được miễn giấy phép lao động và thủ tục xin cấp giấy miễn giấy phép lao động;
- Tư vấn, hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục pháp lý tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Cập nhật cho doanh nghiệp về tình trạng xét duyệt hồ sơ;
- Tư vấn miễn phí các thủ tục liên quan sau khi được gia hạn GPLĐ, như xin thẻ tạm trú cho lao động nước ngoài, …
Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động trọn gói, uy tín
8. Một số câu hỏi liên quan thủ tục gia hạn GPLĐ
1. Được gia hạn GPLĐ tối đa mấy lần?
Pháp luật Việt Nam quy định người lao động nước ngoài chỉ được gia hạn GPLĐ tối đa 01 lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Nếu người lao động sau khi đã gia hạn hết một lần muốn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động.
2. Nên gia hạn GPLĐ khi nào?
Giấy phép lao động cần được gia hạn ít nhất 05 ngày trước ngày hết hạn, nhưng không quá 45 ngày. Do đó, cả người lao động nước ngoài cũng như bộ phận nhân sự của công ty sử dụng lao động nước ngoài cần phải chú ý thời hạn của GPLĐ đã được cấp.
Cố vấn chuyên môn bởi: Luật sư Nguyễn Hoàng
