Điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập công ty phần mềm theo quy định mới nhất? Kinh nghiệm thành lập công ty phần mềm thành công, thuận lợi không có rủi ro. Mời bạn đọc theo dõi bài viết sau của LEGALAM để được giải đáp.
1. Phạm vi hoạt động Công ty phần mềm
Theo quy đinh tại Điều 3 Nghị định 71/2007/NĐ-CP sản phẩm phần mềm và dịch vụ vụ phần mềm được quy định như sau:
- Sản phẩm phần mềm là phần mềm và tài liệu kèm theo được sản xuất và được thể hiện hay lưu trữ ở bất kỳ một dạng vật thể nào, có thể được mua bán hoặc chuyển giao cho đối tượng khác khai thác, sử dụng.
- Dịch vụ phần mềm là hoạt động trực tiếp hỗ trợ, phục vụ việc sản xuất, cài đặt, khai thác, sử dụng, nâng cấp, bảo hành, bảo trì phần mềm và các hoạt động tương tự khác liên quan đến phần mềm.
Như vậy, đối tượng kinh doanh của các doanh nghiệp phần mềm là sản phẩm phần mềm và dịch vụ phần mềm.
2. Điều kiện thành lập công ty phần mềm
Kinh doanh phần mềm không phải ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Vì vậy, khi thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng các điều kiện thành lập công ty cơ bản bao gồm:
2.1 Về chủ thể thành lập công ty
Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật doanh nghiệp 2020 thì mọi cá nhân, tổ chức đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam khi:
- Đủ 18 tuổi trở lên.
- Có CMND, hộ chiếu hoặc căn cước công dân hợp lệ.
- Có đầy đủ khả năng cũng như hành vi dân sự. Tức là có thể hoạt động độc lập, đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm pháp lý cho các hành động của mình.
- Không nằm trong danh sách các đối tượng bị hạn chế hoặc cấm thành lập công ty theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật doanh nghiệp, bao gồm:
Xem thêm: Các trường hợp bị cấm thành lập doanh nghiệp
2.2 Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Sản xuất, kinh doanh dịch vụ phần mềm là ngành nghề không có yêu cầu về loại hình doanh nghiệp. Bạn có thể lựa chọn 1 trong các loại hình doanh nghiệp sau để đăng ký hoạt động:
- Công ty cổ phần
- Công ty TNHH 1 thành viên
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Công ty hợp danh
2.3 Đăng ký mã ngành nghề kinh doanh phần mềm
Một số mã ngành nghề liên quan đến kinh doanh phần mềm mà doanh nghiệp cần phải đăng ký:
- 5820: Xuất bản phần mềm.
- 6210: Lập trình máy vi tính.
- 6202: Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính.
- 6209: Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính.
- 6311: Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan.
- 6312: Cổng thông tin.
- 4741: Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh.
- 4651: Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.
- 7410: Hoạt động thiết kế chuyên dụng. Chi tiết: Thiết kế website
2.4 Đặt tên công ty phần mềm
Tên doanh nghiệp do chủ Doanh nghiệp tự đặt nhưng cần tuân theo những nguyên tắc mà pháp luật quy định:
- Tên công ty viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất 2 thành tố: loại hình doanh nghiệp + tên riêng.
- Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký (phạm vi cả nước).
- Tên doanh nghiệp có thể viết tắt hoặc viết bằng tiếng nước ngoài.
- Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống văn hóa, lịch sử, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc.
- Không sử dụng tên của các cơ quan nhà nước, tên tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân để làm một phần tên riêng hoặc toàn bộ tên của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
Ngoài ra, để tên công ty dễ nhớ, tăng độ nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp nên đưa ngành nghề vào trong tên công ty
Ví dụ: Công ty Cổ phần Phần Mềm ABC
2.5 Lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở công ty
Địa chỉ trụ sở Doanh nghiệp được Quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó:
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Theo đó, địa chỉ đặt trụ sở chính công ty phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
- Địa chỉ doanh nghiệp được quy định gồm 4 cấp: “Số nhà và tên đường + tên phường/xã/thị trấn + tên quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh + tên thành phố trung ương/tỉnh”
- Nếu đặt trụ sở tại nơi chưa có số nhà hoặc tên đường, cần phải có xác nhận từ địa phương rằng địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường và văn bản này phải được nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
- Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở văn phòng trong tòa nhà hoặc nhà chung cư bạn nên kiểm tra xem giấy tờ của căn hộ đó có chức năng thương mại/làm văn phòng hay không trước khi ký hợp đồng thuê.
2.6 Đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp
Kinh doanh, sản xuất phần mềm là ngành nghề không có yêu cầu về vốn pháp định. Doanh nghiệp tự quyết định mức vốn dựa trên khả năng tài chính, quy mô kinh doanh.
Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối đa.
Thực tế doanh nghiệp không phải chứng minh số vốn này nhưng về mặt pháp lý số vốn đăng ký là cơ sở để doanh nghiệp cam kết thanh toán các khoản nợ. Tại Thông tư số 42/2003/TT-BTC của Bộ tài chính đã quy định từ 2017 doanh nghiệp đóng thuế môn bài dựa vào vốn điều lệ công ty. Cụ thể:
- Vốn doanh nghiệp trên 10 tỷ đồng: Thuế môn bài phải nộp là 3 triệu đồng/năm.
- Vốn doanh nghiệp từ 10 tỷ trở xuống: Thuế môn bài khoảng 2 triệu đồng/năm.
2.7 Người đại diện theo pháp luật
- Người đại diện theo pháp luật phải là cá nhân, đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không nhất thiết là người góp vốn trong công ty.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể là người Việt Nam hoặc là người nước ngoài. Điều lệ công ty quy định số lượng cụ thể, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện của doanh nghiệp.
- Các chức danh người đại diện theo pháp luật bao gồm: Chủ tịch hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, Giám đốc và các chức danh quản lý khác theo quy định trong điều lệ công ty.
- Nếu doanh nghiệp thuê người đại diện theo pháp lý thì phải có thêm hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm.
- Công ty TNHH, công ty cổ phần có thể có 01 hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
3. Hồ sơ thành lập công ty phần mềm
Hồ sơ thành lập công ty phần mềm bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh.
- Điều lệ của Công ty.
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần).
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có vốn góp nước ngoài
- Giấy tờ bổ sung trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
- Chứng minh nhân dân (CMND), thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của chủ đầu tư, thành viên góp vốn, cổ đông và người đại diện theo quy định của pháp luật.
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
4. Quy trình, thủ tục thành lập Công ty phần mềm
Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như trên, thực hiện theo trình tự thủ tục thành lập công ty theo các bước :
Bước 1: Nộp hồ sơ
Tiến hành nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng 1 trong 2 cách thức sau:
- Nộp bằng chữ ký số
- Nộp bằng tài khoản cá nhân
Bước 2: Xem xét hồ sơ
Trong thời gian từ 03 – 05 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ và trả kết quả:
- Hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép ĐKKD
- Hồ sơ không hợp lệ: ra thông báo sửa đổi
Lệ phí nhà nước: 100.000 đồng
Cơ quan có thẩm quyền: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 3: Hoàn thiện các thủ tục sau khi thành lập công ty
Sau khi đã có Giấy chứng nhận ĐKKD, doanh nghiệp cần tiến hành tiếp những thủ tục bắt buộc sau:
- Khắc dấu Công ty, dấu chức danh
- Mở và thông báo tài khoản ngân hàng cho Công ty
- Kê khai thuế và nộp thuế môn bài
- Đặt biển hiệu công ty tại trụ sở chính
- Mua chữ ký số và đăng ký nộp thuế điện tử
- Mua hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn với cơ quan thuế
- Thực hiện nghĩa vụ thuế trong suốt quá trình hoạt động: Thuế là nghĩa vụ cơ bản pháp luật đã quy định phải tuân thủ khi thành lập công ty cổ phần.
Xem chi tiết: Các thủ tục cần làm sau khi thành lập công ty – Hướng dẫn chi tiết
5. Các chính sách thuế áp dụng cho công ty phần mềm
Hiện nay, nhà nước có những ưu đãi về thuế và ưu đãi đầu tư dành cho các doanh nghiệp sản xuất phần mềm và kinh doanh dịch vụ phần mềm. Cụ thể như sau:
5.1 Ưu đãi về thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, dịch vụ phần mềm không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Như vậy, đối với trường hợp công ty cung cấp dịch vụ phần mềm sẽ được miễn thuế GTGT khi xuất hóa đơn.
5.2 Ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) khi sản xuất phần mềm
Căn cứ Nghị định 218/2013/NĐ-CP đối với công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất phần mềm sẽ được hưởng ưu đãi thuế suất 10% trong thời hạn 15 năm và miễn thuế 4 năm, giảm 50% số thuế phải nộp trong 9 năm tiếp.
Tuy nhiên, không phải công ty nào hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phần mềm cũng được hưởng ưu đãi thuế mà chỉ nhưng công ty đáp ứng điều kiện thực hiện dự án đầu tư mới trong lĩnh vực phần mềm mới được hưởng ưu đãi.
Điều kiện cụ thể được quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC:
- Dự án được cấp Giấy chứng nhận đầu tư lần đầu từ ngày 01/01/2014 và phát sinh doanh thu của dự án đó sau khi được cấp Giấy chứng nhận đầu tư.
- Dự án đầu tư trong nước gắn với việc thành lập doanh nghiệp mới có vốn đầu tư dưới 15 tỷ đồng Việt Nam và không thuộc Danh mục lĩnh vực đầu tư có điều kiện được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01/01/2014.
- Dự án đầu tư độc lập với dự án doanh nghiệp đang hoạt động (kể cả trường hợp dự án có vốn đầu tư dưới 15 tỷ đồng Việt Nam và không thuộc Danh mục lĩnh vực đầu tư có điều kiện) có Giấy chứng nhận đầu tư từ ngày 01/01/2014 để thực hiện dự án đầu tư độc lập này.
- Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.
Dự án đầu tư mới được hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc được phép đầu tư.
5.3 Ưu đãi đầu tư khác cho công ty sản xuất phần mềm
Hoạt động sản xuất phần mềm còn được hưởng các ưu đãi đầu tư khác như:
- Miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu để tạo tài sản cố định hoặc các nguyên liệu, vật tư, linh kiện nhập khẩu để sản xuất;
- Miễn, giảm tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, thuế sử dụng đất;
- Khấu hao nhanh, tăng mức chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.
6. Dịch vụ thành lập Công ty phần mềm tại LEGALAM
Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại LEGALAM. Chúng tôi sẽ giúp bạn:
- Tư vấn, giải đáp mọi vướng mắc pháp lý của Khách hàng
- Tư vấn lựa chọn phương án tối ưu nhất
- Soạn thảo và nộp hồ sơ
- Thay Khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước
- Theo dõi, cập nhật tiến độ hồ sơ liên tục
- Giải trình khi có yêu cầu
- Xử lý các tình huống phát sinh
- Nhận và trao trả kết quả tận nơi
- Hỗ trợ pháp lý thường xuyên sau dịch vụ
