Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty khác quận thì cần làm thủ tục thông báo với cả Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan quản lý thuế. Vậy hồ sơ, thủ tục, quy trình thực hiện thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh khác quận như thế nào? Mời bạn theo dõi bài viết sau của Công ty Luật LEGALAM để được giải đáp.

 

1. Một số quy định về địa chỉ trụ sở công ty

Trụ sở doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện theo quy định pháp luật:

• Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
• Nếu đặt trụ sở tại nơi chưa có số nhà hoặc tên đường, cần phải có xác nhận từ địa phương rằng địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường và văn bản này phải được nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở văn phòng trong tòa nhà hoặc nhà chung cư bạn nên kiểm tra xem giấy tờ của căn hộ đó có chức năng thương mại/làm văn phòng hay không trước khi ký hợp đồng thuê.
• Không được đặt trụ sở công ty tại nhà tập thể hoặc chung cư có chức năng để ở.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Khác với trường hợp thay đổi trụ sở công ty cùng quận, khi thay đổi trụ sở công ty khác quận, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa địa điểm theo pháp luật thuế.

1.1 Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi:

1.2 Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến

• Mẫu 09 – MST

Sau khi đã có mẫu 09 xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng ĐKKD.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

Thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác quận:

• Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp.
• Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (chọn Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính). Hồ sơ này sẽ được xem xét và xử lý bởi cơ quan này trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
• Xem xét và phê duyệt: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét hồ sơ của Doanh nghiệp để đảm bảo tất cả các tài liệu đều đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan sẽ chấp thuận Hồ sơ hợp lệ đồng thời thực hiện việc thay đổi tên trên giấy phép kinh doanh. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan ĐKKD sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung ghi rõ lý do, doanh nghiệp tiến hành sửa đổi theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ.
• Cấp giấy phép mới: Sau khi hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh được xem xét và phê duyệt, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp một giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp.

(Lưu ý: hiện nay, toàn bộ kết quả tại Phòng ĐKKD sẽ được trả tự động chuyển phát nhanh theo đường bưu điện)

• Thông báo và công bố thông tin: Sau khi cấp giấy phép kinh doanh mới, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành Công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại dấu. Theo quy định mới, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trường hợp còn sử dụng hóa đơn giấy:

Nếu công ty chuyển địa điểm kinh doanh cùng quận/huyện thì vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ tuy nhiên phải đóng con dấu theo địa chỉ mới lên hóa đơn cũ. Bên cạnh đó, làm công văn lên chi cục thuế về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử:

• Thông báo điều chỉnh hóa đơn lên cơ quan thuế
• Thông báo với bên phát hành hóa đơn cập nhật lại nội dung hóa đơn.

Làm lại biển công ty theo địa chỉ mới và đặt tại trụ sở mới của công ty.

• Tại quận/huyện cũ: Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên công ty trước khi chuyển quận và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có);
• Tại quận/huyện mới: Doanh nghiệp làm thủ tục xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên công ty.

Hợp đồng và thỏa thuận: Cập nhật thông tin địa chỉ mới trong các hợp đồng, thỏa thuận, và các tài liệu quan trọng khác mà doanh nghiệp tham gia.

Trang web và tài liệu quảng cáo: Nếu bạn có trang web, tài liệu quảng cáo, hoặc các tài liệu khác vớ địa chỉ cũ, cần cập nhật chúng để đảm bảo tính nhất quán và thông tin chính xác cho khách hàng và đối tác.

Các đối tác kinh doanh và khách hàng: Thông báo cho các đối tác kinh doanh, khách hàng, và nhà cung cấp về việc thay đổi địa điểm kinh doanh.

Giấy tờ pháp lý khác: Cập nhật địa chỉ mới trên các giấy tờ pháp lý khác như hợp đồng lao động, giấy phép xây dựng, v.v.nj

4. Xử phạt khi không thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Khi thay đổi trụ sở công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:

• Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
• Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
• Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP  về việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.

4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Biện pháp khắc phục: buộc thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

5. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty khác quận tại LEGALAM

Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh của Công ty Luật LEGALAM. Bạn sẽ nhận được:

• Tư vấn pháp luật miễn phí các vấn đề pháp lý liên quan
• Tư vấn phương án pháp lý tối ưu nhất về hiệu quả và chi phí
• Thay mặt Khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ
• Theo dõi và nhận kết quả giao tận nơi
• Tư vấn pháp luật miễn phí sau dịch vụ

6. Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

• Trước khi nộp mẫu 01: Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử như bình thường;
• Sau khi nộp mẫu 01 cho cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải tạm dừng việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Theo quy định mới nhất hiện nay, khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục quyết toán thuế. Đây là một quy định mới mà doanh nghiệp cần cập nhật để tránh bị phạt.

Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi:

Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến: nộp mẫu 09 – MST.

Cố vấn chuyên môn bởi: Luật sư Nguyễn Hoàng