Những điều cần biết khi thành lập công ty, doanh nghiệp mà bạn nhất định phải biết. Điều kiện, thủ tục, hồ sơ, chi phí và các loại thuế doanh nghiệp cần phải nộp. Tất cả sẽ được giải đáp qua bài viết sau của LEGALAM.
1. Những điều cần biết trước khi thành lập công ty
Dưới đây là 07 điều cần biết trước khi thành lập công ty, doanh nghiệp mà bạn phải biết để đảm bảo quy trình, thủ tục thành lập công ty trơn tru, hiệu quả.
- Điều kiện về chủ thể thành lập công ty
- Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
- Đặt tên công ty đúng quy định
- Đăng ký ngành nghề kinh doanh
- Đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp
- Lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở chính
- Lựa chọn người đại diện theo pháp luật
1.1 Về chủ thể thành lập công ty
Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật doanh nghiệp 2020 thì mọi cá nhân, tổ chức đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam khi:
- Đủ 18 tuổi trở lên.
- Có CMND, hộ chiếu hoặc căn cước công dân hợp lệ.
- Có đầy đủ khả năng cũng như hành vi dân sự. Tức là có thể hoạt động độc lập, đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm pháp lý cho các hành động của mình.
- Không nằm trong danh sách các đối tượng bị hạn chế hoặc cấm thành lập công ty theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật doanh nghiệp, bao gồm:
Xem thêm: Các trường hợp bị cấm thành lập doanh nghiệp
1.2 Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Loại hình doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên cần xem xét. Chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ từng loại hình để chọn loại phù hợp với định hướng phát triển của công ty. Các yếu tố quan trọng để cân nhắc bao gồm thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng và quy mô để thu hút nhà đầu tư.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến và điều kiện đăng ký của mỗi loại hình có những đặc điểm khác nhau như:
- Công ty TNHH một thành viên: Có một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về những khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn, thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.
- Công ty cổ phần: có tối thiểu là 03 cổ đông và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân. Tuy nhiên, loại hình này ít được lựa chọn do có rủi ro pháp lý cao.
- Công ty hợp danh: có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (thành viên hợp danh); có thể có thêm thành viên góp vốn.
Tuy nhiên, có một số ngành nghề có quy định bắt buộc về loại hình bạn cần lưu ý để đảm bảo đáp ứng quy định pháp luật.
Ví dụ: Công ty chứng khoán chỉ có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức: Công ty TNHH hoặc Công ty cổ phần.
Xem chi tiết: Nên thành lập loại hình doanh nghiệp nào?
1.3 Đặt tên công ty
Tên doanh nghiệp do chủ Doanh nghiệp tự đặt nhưng cần tuân theo những nguyên tắc mà pháp luật quy định:
- Tên công ty viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất 2 thành tố: loại hình doanh nghiệp + tên riêng.
- Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký (phạm vi cả nước).
- Tên doanh nghiệp có thể viết tắt hoặc viết bằng tiếng nước ngoài.
- Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống văn hóa, lịch sử, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc.
- Không sử dụng tên của các cơ quan nhà nước, tên tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân để làm một phần tên riêng hoặc toàn bộ tên của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại dịch vụ LEGALAM
1.4 Lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở
Địa chỉ trụ sở Doanh nghiệp được Quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó:
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Theo đó, địa chỉ đặt trụ sở chính công ty phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
- Địa chỉ doanh nghiệp được quy định gồm 4 cấp: “Số nhà và tên đường + tên phường/xã/thị trấn + tên quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh + tên thành phố trung ương/tỉnh”
- Nếu đặt trụ sở tại nơi chưa có số nhà hoặc tên đường, cần phải có xác nhận từ địa phương rằng địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường và văn bản này phải được nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
- Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở văn phòng trong tòa nhà hoặc nhà chung cư bạn nên kiểm tra xem giấy tờ của căn hộ đó có chức năng thương mại/làm văn phòng hay không trước khi ký hợp đồng thuê.
1.5 Đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp
- Theo quy định, các doanh nghiệp được phép hoạt động trong bất kỳ ngành nghề nào mà pháp luật không cấm, nhưng phải nằm trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và các văn bản pháp luật chuyên ngành.
- Doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn đối với những ngành nghề kinh doanh đã được đăng ký.
- Doanh nghiệp có thể sửa đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh trong quá trình hoạt động.
- Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, sau khi có Giấy phép ĐKKD, cần tiếp tục xin Giấy phép con tùy thuộc vào yêu cầu từng ngành nghề cụ thể và đảm bảo duy trì các điều kiện này trong suốt quá trình hoạt động.
1.6 Đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp
Đối với ngành nghề kinh doanh không yêu cầu mức vốn pháp định thì pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu để thành lập công ty. Doanh nghiệp tự quyết định mức dựa trên khả năng tài chính, quy mô kinh doanh.
Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu mức vốn pháp định thì doanh nghiệp cần kê khai mức vốn điều lệ tối thiểu bằng với mức quy định của ngành nghề kinh doanh đó.
Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối đa.
Thực tế doanh nghiệp không phải chứng minh số vốn này nhưng về mặt pháp lý số vốn đăng ký là cơ sở để doanh nghiệp cam kết thanh toán các khoản nợ. Tại Thông tư số 42/2003/TT-BTC của Bộ tài chính đã quy định từ 2017 doanh nghiệp đóng thuế môn bài dựa vào vốn điều lệ công ty. Cụ thể:
- Vốn doanh nghiệp trên 10 tỷ đồng: Thuế môn bài phải nộp là 3 triệu đồng/năm.
- Vốn doanh nghiệp từ 10 tỷ trở xuống: Thuế môn bài khoảng 2 triệu đồng/năm.
1.7 Lựa chọn người đại diện theo pháp luật phù hợp
- Người đại diện theo pháp luật phải là cá nhân, đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không nhất thiết là người góp vốn trong công ty.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể là người Việt Nam hoặc là người nước ngoài. Điều lệ công ty quy định số lượng cụ thể, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện của doanh nghiệp.
- Các chức danh người đại diện theo pháp luật bao gồm: Chủ tịch hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, Giám đốc và các chức danh quản lý khác theo quy định trong điều lệ công ty.
- Nếu doanh nghiệp thuê người đại diện theo pháp lý thì phải có thêm hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm.
- Công ty TNHH, công ty cổ phần có thể có 01 hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
Xem thêm: Các điều kiện thành lập công ty – Chi tiết nhất
2. Những điều cần biết khi làm thủ tục thành lập công ty
2.1 Hồ sơ thành lập công ty
Mỗi loại hình doanh nghiệp cụ thể sẽ cần hồ sơ thành lập công ty khác nhau nhưng về cơ bản bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh.
- Điều lệ của Công ty.
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần).
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có vốn góp nước ngoài
- Giấy tờ bổ sung trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
- Chứng minh nhân dân (CMND), thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của chủ đầu tư, thành viên góp vốn, cổ đông và người đại diện theo quy định của pháp luật.
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)
2.2 Thủ tục thành lập công ty
Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như trên, thực hiện theo trình tự thủ tục thành lập công ty theo các bước :
Bước 1: Nộp hồ sơ
Tiến hành nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng 1 trong 2 cách thức sau:
- Nộp bằng chữ ký số
- Nộp bằng tài khoản cá nhân
Bước 2: Xem xét hồ sơ
Trong thời gian từ 03 – 05 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ và trả kết quả:
- Hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép ĐKKD
- Hồ sơ không hợp lệ: ra thông báo sửa đổi
Lệ phí nhà nước: 100.000 đồng
Cơ quan có thẩm quyền: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
3. Những điều cần biết sau khi thành lập công ty
Sau khi đã có Giấy chứng nhận ĐKKD, doanh nghiệp cần tiến hành tiếp những thủ tục bắt buộc sau:
- Khắc dấu Công ty, dấu chức danh
- Mở và thông báo tài khoản ngân hàng cho Công ty
- Kê khai thuế và nộp thuế môn bài
- Đặt biển hiệu công ty tại trụ sở chính
- Mua chữ ký số và đăng ký nộp thuế điện tử
- Mua hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn với cơ quan thuế
- Thực hiện nghĩa vụ thuế trong suốt quá trình hoạt động: Thuế là nghĩa vụ cơ bản pháp luật đã quy định phải tuân thủ khi thành lập công ty cổ phần.
Xem chi tiết: Các thủ tục cần làm sau khi thành lập công ty – Hướng dẫn chi tiết
4. Các loại thuế doanh nghiệp phải nộp
Nộp thuế là nghĩa vụ bắt buộc của mọi cá nhân, tổ chức. Dưới đây là một số loại thuế cơ bản doanh nghiệp cần phải nộp
4.1 Lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài là khoản thuế doanh nghiệp phải nộp hàng năm, dựa trên mức vốn điều lệ:
- Vốn doanh nghiệp trên 10 tỷ đồng: Thuế môn bài phải nộp là 3 triệu đồng/năm.
- Vốn doanh nghiệp từ 10 tỷ trở xuống: Thuế môn bài khoảng 2 triệu đồng/năm.
4.2 Thuế giá trị gia tăng
Thuế giá trị gia tăng là thuế tính trên giá trị tăng thêm của các hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất hàng hóa, dịch vụ, lưu thông, tiêu dùng hàng hóa, dịch vụ.
Công thức tính thuế bằng phương pháp khấu trừ:
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào
Công thức tính thuế bằng phương pháp trực tiếp:
Thuế GTGT phải nộp = GTGT của hàng hóa x Thuế suất GTGT của hàng hóa
Trong đó, thuế suất thuế giá trị gia tăng của hàng hóa sẽ có các mức tương ứng là 0%, 5% và 10% tùy từng loại hàng hóa, dịch vụ.
4.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế thu trên khoản lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp sau khi đã trừ đi các khoản chi phí hợp lý.
Thuế TNDN được tính theo công thức quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC như sau:
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp = (Thu nhập tính thuế – Phần trích lập quỹ phát triển khoa học và công nghệ) x Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp
– Tính thu nhập tính thuế:
Thuế thu nhập = Thu nhập chịu thuế – Thu nhập được miễn thuế + Các khoản lỗ được kết chuyển theo quy định
– Tính thu nhập chịu thuế:
Thu nhập chịu thuế = Doanh thu – Chi phí được trừ + Các khoản thu nhập khác
4.4 Thuế thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập cá nhân là loại thuế đánh vào thu nhập của cá nhân nhưng tổ chức trả thu nhập phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người lao động trước khi trả thu nhập và có trách nhiệm khai, nộp số tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế TNCN x Thuế suất
Xem thêm: Các loại thuế doanh nghiệp phải nộp – Hướng dẫn chi tiết
5. Các loại chi phí khi thành lập công ty
Để thành lập một công ty mới đủ điều kiện đi vào hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần phải chi phí cho các khoản sau:
- Lệ phí nộp hồ sơ: 100.000
- Khắc dấu: 350.000
- Biển hiệu công ty: 150.000 – 450.000 (tùy loại)
- Chữ ký số: 1.190.000 – 1.590.000/năm
- Hóa đơn điện tử: 500.000 (500 số hóa đơn)
- Phần mềm BHXH: 550.000 – 1.350.000/năm
6. Một số câu hỏi thường gặp
6.1 Một cá nhân được thành lập bao nhiêu doanh nghiệp?
Một cá nhân được thành lập nhiều doanh nghiệp không có giới hạn, ngoại trừ đối với loại hình doanh nghiệp tư nhân.
Xem thêm: Một cá nhân được thành lập bao nhiêu doanh nghiệp?
6.2 Đăng ký thành lập doanh nghiệp ở đâu?
Hồ sơ thành lập công ty được nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính.
6.3 Thành lập công ty nhưng không hoạt động có sao không?
Sau khi thành lập mà công ty không có hoạt động kinh doanh gì có thì có thể lựa chọn tạm ngừng hoạt động kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp không muốn tạm ngừng thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:
- Treo biển hiệu tại trụ sở
- Báo cáo thuế hàng quý
- Báo cáo tài chính năm
- Nộp lệ phí môn bài
Nếu doanh nghiệp vi phạm 1 trong các nghĩa vụ trên sẽ phải chịu các hình thức xử phạt:
- Phạt tiền
- Đóng mã số thuế
6.4 Chủ hộ kinh doanh có được thành lập công ty?
Chủ hộ kinh doanh được phép thành lập công ty dưới 03 hình thức sau:
- Công ty TNHH 1 thành viên
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Công ty cổ phần
Mặt khác, chủ hộ kinh doanh không được phép thành lập:
- Doanh nghiệp tư nhân
- Thành viên hợp danh của công ty hợp danh (trừ khi được sự đồng ý của các thành viên hợp danh còn lại).
Xem chi tiết: Chủ hộ kinh doanh có được thành lập công ty?
Nếu quý khách đang có nhu cầu thành lập công ty mà lo lắng thủ tục phức tạp, phải đi lại nhiều, mời bạn tham khảo dịch vụ thành lập công ty trọn gói của LEGALAM.
