Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Khi doanh nghiệp có bất kỳ sự thay đổi nào về trụ sở công ty cần tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty với Cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế (tùy trường hợp). Cụ thể từng trường hợp như thế nào theo quy định pháp luật?

Mời bạn theo dõi bài viết sau của LEGALAM để được hướng dẫn thủ tục chi tiết.

1. Các trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

• Chuyển trụ sở công ty trong cùng một quận/huyện;
• Chuyển trụ sở công ty sang quận/huyện khác;
• Chuyển trụ sở công ty sang Tỉnh/Thành phố khác.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Trường hợp 1: Thay đổi trụ sở công ty cùng quận/huyện:

Doanh nghiệp chỉ phải thực hiện duy nhất một thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư:

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận:

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu II-1;
• Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi trụ sở doanh nghiệp;
• Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa điểm Công ty;
• Giấy ủy quyền (trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp nộp hồ sơ);
• Bản sao công chứng CCCD/CMND của người được ủy quyền nộp hồ sơ.

Tham khảo:

Trường hợp 2: Thay đổi trụ sở công ty khác quận/huyện:

Khác với trường hợp thay đổi trụ sở công ty cùng quận, khi thay đổi trụ sở công ty khác quận, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa địa điểm theo pháp luật thuế.

Bước 1: Tiến hành thủ tục tại Cơ quan Thuế

1.1 Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi:

1.2 Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến

• Mẫu 09 – MST

Bước 2: Thay đổi địa chỉ công ty trên Sở Kế hoạch và Đầu tư:

Sau khi đã có mẫu 09 xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng ĐKKD.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

Trường hợp 3: Thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh:

Thủ tục tương tự như trường hợp thay đổi trụ sở công ty khác quận.

Tham khảo:

3. Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ công ty

1. Về con dấu

Trường hợp thay đổi trụ sở công ty dẫn đến thay đổi con dấu, doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại dấu. Theo quy định mới, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh.

2. Về hóa đơn điện tử

Trường hợp còn sử dụng hóa đơn giấy:

Nếu công ty chuyển địa điểm kinh doanh cùng quận/huyện thì vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ tuy nhiên phải đóng con dấu theo địa chỉ mới lên hóa đơn cũ. Bên cạnh đó, làm công văn lên chi cục thuế về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử:

• Thông báo điều chỉnh hóa đơn lên cơ quan thuế
• Thông báo với bên phát hành hóa đơn cập nhật lại nội dung hóa đơn.

3. Biển công ty

Làm lại biển công ty theo địa chỉ mới và đặt tại trụ sở mới của công ty.

4. Cơ quan BHXH

• Tại quận/huyện cũ: Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên công ty trước khi chuyển quận và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có);
• Tại quận/huyện mới: Doanh nghiệp làm thủ tục xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên công ty.

5. Một số thủ tục khác

Hợp đồng và thỏa thuận: Cập nhật thông tin địa chỉ mới trong các hợp đồng, thỏa thuận, và các tài liệu quan trọng khác mà doanh nghiệp tham gia.

Trang web và tài liệu quảng cáo: Nếu bạn có trang web, tài liệu quảng cáo, hoặc các tài liệu khác vớ địa chỉ cũ, cần cập nhật chúng để đảm bảo tính nhất quán và thông tin chính xác cho khách hàng và đối tác.

Các đối tác kinh doanh và khách hàng: Thông báo cho các đối tác kinh doanh, khách hàng, và nhà cung cấp về việc thay đổi địa điểm kinh doanh.

Giấy tờ pháp lý khác: Cập nhật địa chỉ mới trên các giấy tờ pháp lý khác như hợp đồng lao động, giấy phép xây dựng, v.v.

4. Xử phạt khi chuyển trụ sở mà không thông báo

Khi thay đổi trụ sở công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:

• Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
• Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
• Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.

4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Biện pháp khắc phục: buộc thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

5. Dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh của LEGALAM. Bạn sẽ nhận được:

• Tư vấn pháp luật miễn phí các vấn đề pháp lý liên quan
• Tư vấn phương án pháp lý tối ưu nhất về hiệu quả và chi phí
• Thay mặt Khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ
• Theo dõi và nhận kết quả giao tận nơi
• Tư vấn pháp luật miễn phí sau dịch vụ

6. Một số câu hỏi thường gặp

1. Thay đổi địa chỉ công ty có cần quyết toán thuế không?

Tùy trường hợp. Trong trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh sang quận hoặc tỉnh khác thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế.

2. Có phải thay đổi con dấu khi thay đổi địa chỉ công ty không?

Tùy trường hợp. Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng quận không làm thay đổi con dấu thì không cần phải thay đổi dấu.

3. Thay đổi địa chỉ công ty có cần thông báo với cơ quan thuế?

Tùy trường hợp. Doanh nghiệp chỉ làm thủ tục thông báo với cơ quan thuế khi chuyển trụ sở công ty sang quận hoặc tỉnh khác.

4. Có bắt buộc phải thông báo khi thay đổi địa điểm kinh doanh của công ty không?

Có. Khi thay đổi trụ sở công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:

• Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
• Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
• Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh.

Trên đây là tất cả nội dung pháp lý liên quan khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy gọi ngay vào dãy hotline của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

Cố vấn chuyên môn bởi: Luật sư Nguyễn Hoàng