Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cũng tương tự đối với các loại hình doanh nghiệp khác, đều phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế (tùy trường hợp). Vậy điều kiện, hồ sơ, thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần được quy định như thế nào? Mời bạn theo dõi bài viết sau của LEGALAM để được giải đáp.

1. Điều kiện thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

– Không thuộc các trường hợp pháp luật cấm chuyển đổi nơi hoạt động, gồm:

• • Có thông báo/quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
  • Đang trong quá trình giải thể (đã có Quyết định giải thể của công ty);
  • Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền: Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc Cơ quan điều tra,…
  • Đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký”.

– Về địa chỉ đặt trụ sở mới:

• • Nằm trên lãnh thổ Việt Nam;
  • Có địa chỉ số nhà, đường phố,… đầy đủ rõ ràng;
  • Nếu chưa có số nhà/tên đường: Phải có xác nhận của địa phương;
  • Có thể đặt trụ sở tại chung cư có chức năng kinh doanh thương mại (cần kiểm tra giấy phép xây dựng).

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần 

2.1 Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cùng quận/huyện

Doanh nghiệp chỉ phải thực hiện duy nhất một thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư:

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận:

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu II-1;
• Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông về việc thay đổi trụ sở doanh nghiệp;
• Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông về việc thay đổi địa điểm Công ty;
• Giấy ủy quyền (trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp nộp hồ sơ);
• Bản sao công chứng CCCD/CMND của người được ủy quyền nộp hồ sơ.

2.2 Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần khác quận/huyện

Khác với trường hợp thay đổi trụ sở công ty cùng quận, khi thay đổi trụ sở công ty cổ phần khác quận, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa địa điểm theo pháp luật thuế.

Sau khi đã có mẫu 09 xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng ĐKKD. Cụ thể thực hiện như sau:

• Bước 1: Soạn thảo hồ sơ đầy đủ (bên dưới)
• Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp qua đường link sau:

https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2fonline%2fdefault.aspx

• Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả:
  • Chấp thuận hồ sơ: ra kết quả là bản đăng ký kinh doanh mới theo nội dung đã thay đổi.
  • Thông báo sửa đổi, bổ sung: văn bản nêu rõ cần sửa đổi, bổ sung chỗ nào để doanh nghiệp khắc phục và tiến hành nộp lại hồ sơ như bước 2.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

2.3 Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần khác tỉnh

Thủ tục tương tự như trường hợp thay đổi trụ sở công ty khác quận.

3. Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

1. Về con dấu

Trường hợp thay đổi trụ sở công ty dẫn đến thay đổi con dấu, doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại dấu. Theo quy định mới, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trường hợp còn sử dụng hóa đơn giấy:

Nếu công ty chuyển địa điểm kinh doanh cùng quận/huyện thì vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ tuy nhiên phải đóng con dấu theo địa chỉ mới lên hóa đơn cũ. Bên cạnh đó, làm công văn lên chi cục thuế về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử:

• Thông báo điều chỉnh hóa đơn lên cơ quan thuế
• Thông báo với bên phát hành hóa đơn cập nhật lại nội dung hóa đơn.

Làm lại biển công ty theo địa chỉ mới và đặt tại trụ sở mới của công ty.

• Tại quận/huyện cũ: Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên công ty trước khi chuyển quận và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có);
• Tại quận/huyện mới: Doanh nghiệp làm thủ tục xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên công ty.

Cập nhật trên trang web và văn bản quảng cáo:

• Cập nhật thông tin địa chỉ mới trên trang web của công ty và trong mọi tài liệu quảng cáo.

Thông báo cho các bên liên quan khác:

• Thông báo cho các đối tác kinh doanh, khách hàng, và bất kỳ đối tác liên quan nào về sự thay đổi.

Cập nhật hợp đồng và văn bản pháp lý:

• Đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng, văn bản pháp lý và tài liệu nội bộ khác đã được cập nhật để phản ánh địa chỉ mới.

Lưu trữ tài liệu:

Lưu trữ tất cả các tài liệu pháp lý liên quan đến thay đổi địa chỉ để sử dụng trong tương lai.

4. Xử phạt khi chuyển trụ sở mà không thông báo

Khi thay đổi trụ sở công ty cổ phần mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:

• Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
• Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
• Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP  về việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.

4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.

5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Biện pháp khắc phục: buộc thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

5. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Để tiết kiệm thời gian và chi phí, mời bạn tham khảo dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh của LEGALAM. Bạn sẽ nhận được:

• Tư vấn pháp luật miễn phí các vấn đề pháp lý liên quan
• Tư vấn phương án pháp lý tối ưu nhất về hiệu quả và chi phí
• Thay mặt Khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ
• Theo dõi và nhận kết quả giao tận nơi
• Tư vấn pháp luật miễn phí sau dịch vụ

6. Một số câu hỏi thường gặp

Có. Khi thay đổi trụ sở công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị phạt những lỗi sau:

• Không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới
• Có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế đi kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ
• Có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh.

Trên đây là tất cả nội dung pháp lý liên quan khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy gọi ngay vào dãy hotline của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

Cố vấn chuyên môn: Luật sư Nguyễn Hoàng